Kyrkoordningen 3 kap. 10 §, säger så här om valfullmäktige
”Vid ett sammanträde senast den 31 december under valåret ska det nyvalda kyrkofullmäktige välja personer till de uppdrag inom församlingen som avser tiden efter valåret.”
Kallelse och ålderspresidentens roll
Om inte annat framgår av arbetsordning eller motsvarande dokument, är det ålderspresidenten som kallar till det första sammanträdet. Ålderspresident är den av de nyvalda ledamöterna som har längst sammanhängande tjänstgöringstid i kyrkofullmäktige. Om flera har lika lång tid, utses den som är äldst.Ålderspresidenten ansvarar för att kallelse utfärdas och att förslag till dagordning upprättas. Hur kallelsen ska kungöras regleras i kyrkoordningen 3 kap. 11 §.
Val som ska genomföras
Vid valfullmäktige ska följande val alltid genomföras:
- ordförande och vice ordförande i kyrkofullmäktige, samt eventuellt en andre vice ordförande (presidiet)
- församlingens eller pastoratets revisorer (andra än auktoriserade)
- ledamöter och ersättare till kyrkorådet
- ordförande och vice ordförande i kyrkorådet
- ledamöter och ersättare i valnämnd
- ordförande och vice ordförande i valnämnd
- om det gäller ett pastorat: ledamöter och ersättare i församlingsråd
- ordförande i församlingsråd, om inte uppgiften delegerats till församlingsrådet
Vem kan väljas?
Vilka som är valbara framgår av kyrkoordningen 33 kap. 4 §, medan bestämmelser om valbarhetshinder återfinns i 33 kap. 5–9 §§.
Notera att fullmäktige gör de val som fullmäktige beslutar om. Åsikter och bristande valbarhet eller potentiella jävsproblem för en viss individ eller föreslagen sammansättning hanteras i efterhand genom olika besvärsprocesser.
Så går sammanträdet till
Formen för valfullmäktige kan framgå av arbetsordningen eller annan lokal ordning. Finns ingen sådan reglering, är det upp till ålderspresidenten att ordna med dagordning och mötesupplägg.
Ett vanligt upplägg är att ålderspresidenten öppnar mötet, går igenom formalia (kallelse, närvaro, dagordning) och därefter låter fullmäktige välja presidium. När ordförande och vice ordförande har valts, övertar ordföranden ledningen av sammanträdet och ålderspresidentens uppgift upphör.
Därefter genomförs övriga val enligt förteckningen ovan. För att bereda förslagen till dessa val bör en valberedning utses. Detta är inte reglerat i kyrkoordningen, utan sker efter lokal praxis. Valberedningen kan vara förberedd i förväg eller väljas vid sammanträdet.
Om valberedningen behöver tid för att ta fram sina förslag, kan sammanträdet ajourneras och återupptas senare, gärna vid en i förväg bestämd tidpunkt. När valberedningen redovisar sina förslag, fattar fullmäktige beslut. Andra ledamöter har alltid rätt att lägga fram alternativa förslag vid mötet.
Protokoll och justering
Ålderspresidenten behöver någon som inledningsvis för protokoll. Eftersom protokollet förs på ordförandens ansvar, kan den nyvalda ordföranden senare avgöra vem som fortsättningsvis ska föra protokoll. Församlingen eller pastoratet kan vid behov bistå administrativt med detta. Det är också lämpligt att fullmäktige utser en eller flera justerare.
Öppenhet och sammansättning
Fullmäktiges sammanträden är offentliga. Det är viktigt att komma ihåg att kyrkofullmäktige är det enda egentliga politiska organet i församlingen eller pastoratet. Kyrkorådet har i huvudsak beredande och verkställande uppgifter, medan församlingsrådens arbete är nära knutet till det lokala församlingslivet.
En god sammansättning av de olika organen, med representation av olika erfarenheter och kompetenser, stärker det lokala kyrkolivet och bidrar till att uppdragen fullgörs på ett ändamålsenligt sätt.
Frågor?
Har ni behov av stöd i samband med valfullmäktige, kontakta i första hand sittande presidium i fullmäktige. Där finns sannolikt bäst kunskap om och erfarenhet av arbetet i och runt kyrkofullmäktige och övriga kyrkliga organ i just din församling.